เมื่อกล่าวถึงข้อผิดพลาดในการใช้งาน powerpoint ประกอบการบรรยาย เราสามารถแยกออกได้เป็น 2 ประเด็นครับ คือ “ด้านการออกแบบ” กับ “ด้านเทคนิค”  คราวที่แล้วได้พูดเกี่ยวกับการออกแบบไปบ้างแล้ว คราวนี้ขอพูดด้านเทคนิคบ้างนะครับ

ปัญหาด้านเทคนิค เป็นสิ่งที่พบบ่อยมากในการใช้งาน บางอย่างก็เป็นเรื่องที่ควบคุมได้ยากซึ่งจำเป็นต้องสร้างทางเลือกอื่นๆ ไว้หากไม่สามารถเลี่ยงปัญหานั้นได้ เช่น

1. เปิดไฟล์ไม่ได้
นับเป็นปัญหาใหญ่มากเมื่อ save มาแล้วแต่เปิดไม่ได้ ในกรณีนี้มักเกิดกับการใช้เครื่องของหน่วยงานหรือของผู้อื่นในการนำเสนอ สาเหตุอาจจะเป็นเพราะ save มาไม่สมบูรณ์ หรือใช้โปรแกรมคนละ version กัน ทางที่ดีหากเราใช้ version สูงๆ เช่น 2007 เราก็ควรจะ save ไฟล์ version 2003 มาด้วย และก็ไม่ควร save มาเพียงไฟล์เดียวในแฟลชไดร์ อาจจะสำรองไว้ในแผ่นซีดีด้วย หรือส่งเมล์แนบไฟล์ไว้ในอีเมล์ของตัวเอง เผื่อเกิดปัญหากับแฟลชไดร์หรือซีดีที่เตรียมมา

2. Font อ่านไม่ออก หรืออ่านออก แต่ขนาดเพี้ยน
อันนี้สาเหตุมาจากการออกแบบในเครื่องหนึ่งแต่ไปใช้งานกับอีกเครื่องหนึ่งเช่นกัน ส่วนใหญ่เป็นเพราะ version ที่ต่างกันของโปรแกรมที่ใช้ รวมทั้งการเลือกใช้ font ที่เครื่องทั่วๆ ไปไม่มี ดังนั้นผู้ที่ต้องการใช้ font แปลกๆ เพื่อความสวยงาม จึงควรแนบไฟล์ font ที่ใช้มาด้วย เพื่อนำไปลงในเครื่องที่นำเสนอหากเครื่องนั้นไม่มี font ที่เราใช้ แต่ในบางครั้งก็อาจจะไม่ได้ผลกับบางกรณีเช่น ใช้ระบบปฏิบัติการต่างๆ ใช้ windows คนละรุ่นกัน อย่างนี้แม้จะมี font ในเครื่องแล้วก็อาจทำให้ผิดเพี้ยนได้ หลายคนจึงนิยมการ save ไฟล์ powerpoint เป็นไฟล์รูปแบบอื่นๆ เช่น ไฟล์รูปภาพ ไฟล์ pdf เผื่อไว้ หากใช้ powerpoint เปิดแล้วผิดเพี้ยนไปมาก ก็สามารถใช้โปรแกรมดูภาพ เช่น acdsee หรือโปรแกรม acrobat reader ดูไฟล์ pgf แทนได้ แต่ก็ต้องเข้าใจว่าถ้าเปิดด้วยไฟล์รูปแบบอื่นก็ไม่สามารถเล่น effect ต่างๆ ที่มีใน powerpoint ได้

3. ใช้ effect มาก ทำให้การแสดงผลช้า อืดอาด น่าเบื่อ น่ารำคาญ
สาเหตุจากสเป๊กของเครื่องที่ใช้นำเสนอต่ำกว่าเครื่องที่ใช้สร้าง หลายคนใช้การแสดงผลพิเศษ (effect) มากเพราะต้องการให้การนำเสนอน่าสนใจ แต่หากการแสดงผลไม่เป็นอย่างที่ตั้งไว้ จะทำให้กลายเป็นความน่าเบื่อแทน เพราะกว่าจะเล่น effect ครบแต่ละหน้าก็ต้องใช้เวลานานขึ้น ทางที่ดีไม่ควรใช้ effect มากเกินไป และควรใช้เฉพาะที่จำเป็นเท่านั้น

สมัยที่ผม (คิดว่า) ใช้ powerpoint เป็นในช่วงแรกๆ เมื่ออาจารย์ของผมสมัยเรียนมหาวิทยาลัยมอบหมายให้ไปทำ powerpoint มานำเสนอหน้าห้อง ผมคิดว่าการใช้ศักยภาพของโปรแกรมทั้งหมดเป็นสิ่งที่ดีและแสดงถึงความสามารถของผู้นำเสนอ ฉะนั้นผมจึงใส่ effect และเสียงเข้าไปในทุกที่ที่ใส่ได้ ไม่ว่าจะเป็นส่วนของข้อความต่างๆ ในสไลด์เดียวกัน หรือการเปลี่ยนสไลด์ และใช้อย่างหลากหลาย ทั้งการแสดง effect แบบพิมพ์ดีด แบบหมุน แบบกระพริบ หรือเสียงปรบมือ เสียงระเบิด เสียงยิงปืน เสียงแก้วแตก เป็นต้น นอกจากนี้ยังใส่การเชื่อมโยงผ่านทางหน้าเมนูต่างๆ ทั้งๆ ที่ไม่จำเป็น เพราะอย่างไรก็พูดเรียงตามลำดับแต่ละหน้าอยู่แล้ว ผลปรากฏว่าในวันนำเสนอทุกๆ ครั้งที่มีการแสดง effect เกิดขึ้น สิ่งที่ได้ยินควบคู่กันไปคือเสียงหัวเราะจากเพื่อนร่วมชั้น ซึ่งทำให้สิ่งที่ผมเตรียมมาพูดแทบไม่ได้รับความสนใจเลยเพราะทุกคนมัวแต่ลุ้นว่า การแสดง effect ตัวต่อไปจะมาในรูปแบบใด ตอนจบการนำเสนอยังถูกอาจารย์แซวว่าตกลงจะมานำเสนอหรือเอาหนังสงครามมาให้ดู นอกจากนี้การเชื่อมโยง (Link) ที่ใส่เข้าไปก็ทำให้การนำเสนอสับสนวุ่นวายเพราะต้องเสียเวลาเชื่อมโยงกลับไปกลับมาเมื่อต้องตอบข้อซักถามจากอาจารย์และเพื่อนๆ และบางทีก็กลับไปไม่ถูกเพราะจำไม่ได้ว่าจุดเริ่มต้นการเชื่อมโยงอยู่สไลด์ใด

จากการนำเสนอครั้งนี้ตัวผมเองจึงได้รับบทเรียนที่ดีที่สุดบทหนึ่งในชีวิต นั่นคือ powerpoint ที่มีประสิทธิภาพไม่ได้ขึ้นอยู่กับการใช้ความสามารถทางด้านเทคนิคของโปรแกรมให้มากที่สุด แต่ขึ้นอยู่กับการใช้เทคนิคอย่างไรจึงจะเหมาะสมหรือพอเพียง อย่าให้เทคนิคของ powerpoint เข้ามาแย่งความสนใจเพราะผู้นำเสนอต้องเป็นศูนย์กลางความสนใจไม่ใช่เทคนิคที่มากจนเกินพอดี

4. การตั้ง screen saver / turn off monitor
เคยมั้ยครับ ที่กำลังพูดอยู่ดีๆ จู่ๆ คนฟังก็เริ่มอมยิ้มและมีเสียงหัวเราะ ผมเคยเจอมาแล้ว ไอ้เราก็นึกว่าพูดสนุกถูกใจคนดูเลยพูดไปใหญ่ กว่าจะรู้ว่าอะไรก็มีคนชี้ไปที่จอฉายด้านหลังผู้นำเสนอ ปรากฏว่าภาพที่จอฉายเปลี่ยนเป็นภาพหมาเลียหน้าจอ (screen saver) ตั้งแต่เมื่อไหร่ก็ไม่รู้ ซึ่งสาเหตุก็เป็นเพราะเครื่องที่ใช้นำเสนอมีการตั้ง screen saver ไว้ เช่น หากไม่มีการขยับเมาส์ก็ให้เปลี่ยนหน้าจอเป็นภาพที่ตั้งไว้ หรือบางทีสัญญาณก็หายไปเลยเพราะตั้ง turn off monitor ไว้เพื่อประหยัดพลังงาน ฉะนั้นก่อนที่เริ่มการนำเสนอเราควรจะตรวจดูให้ดีก่อนนะครับว่าเครื่องที่ใช้มีการตั้งโหมดนี้ไว้หรือไม่ หากไม่ทราบว่าตรวจตรงไหนก็ถามเจ้าหน้าที่ควบคุมให้ช่วยดูให้ก็ได้ครับ

5. รายละเอียด/ภาพที่อยู่ติดขอบเฟรมหายไป
ส่วนนี้เป็นเพราะการกำหนดขนาดหน้าจอของคอมพิวเตอร์กับเครื่องฉายไม่สัมพันธ์กัน ฉะนั้นก่อนเริ่มนำเสนอจริง เราจึงควรทดลองเปิดดูก่อนทุกหน้าทุกเฟรมของ powerpoint นะครับ ว่ามีส่วนที่ขาดหายไปหรือไม่ ถ้าพบว่าขาดหายไปก็ควรให้เจ้าหน้าที่ควบคุมปรับแต่งคอมพิวเตอร์กับเครื่องฉายให้พอดีกัน ปัญหานี้มักเกิดกับการนำเครื่องตัวเองไปใช้กับเครื่องฉายของหน่วยงานอื่น เพราะส่วนใหญ่ถ้าเป็นของหน่วยงานนั้นทั้งหมด เจ้าหน้่าที่เค้าจะ set ไว้ให้ดีแล้ว ทางที่ดีเพื่อป้องกันปัญหาอีกทางหนึ่งเราจึงควรจะออกแบบโดยเหลือพื้นที่ขอบๆ เฟรมหรือหน้าจอไว้เล็กน้อยเผื่อเกิดปัญหาแล้วแก้ไขที่เครื่องไม่ได้ ไม่ใช่ใส่เนื้อหาเข้าไปจนแน่นเฟรม

ก็เป็นตัวอย่างบางประการที่พบได้บ่อยๆ ครับ ท่านใดมีปัญหาอะไรที่นอกเหนือจากนี้ก็ช่วยกันแนะนำได้เลยครับ